Umlaufmappen

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Für die Geschäftskommunikation wird ein Rundschreiben verwendet.
Ein Rundschreiben, auch Anzeigeordner genannt, wird in der Regel verwendet, um Dokumente von einem Ort an einen oder mehrere Adressaten in der richtigen Reihenfolge zu senden, indem die Abkürzungen des Empfängers in einem Rasterausdruck eingegeben werden.

Sie sind in jedem Betrieb zu finden, ob es sich nun um ein kleines Unternehmen, eine Regierungsbehörde oder einen Global Player handelt, jeder Empfänger storniert seinen Adresscode und sieht dann, ob er den Ordner weitergeben oder zurückgeben soll, nachdem er über den Inhalt informiert oder ihn bearbeitet hat. Die Umlaufmappe ermöglicht es zudem, die interne Korrespondenz zwischen den verschiedenen Standorten mit einer eigenen Logistik schnell zu bearbeiten.

Es gibt Pappmappen, die komplett sind und Modelle mit identischen Löchern im Ober- und Unterdeckel. Der Vorteil dieser Ausschnitte besteht darin, dass Sie beim Sortieren der Ordnerberge mit einer Hand sehen können, ob sich Dokumente in ihnen befinden oder ob der leere Ordner für die weitere Verwendung zur Verfügung steht. Je mehr Löcher es gibt, desto geringer ist das Risiko, dass kleinere Dokumente, wie z.B. Rechnungen im Format DIN A5 oder A6, bei der Verarbeitung übersehen werden, weil sie in den Ordner geschoben wurden. Mit passenden Mappen lassen sich Reklamationen vermeiden.
Umlaufmappen mit unterschiedlichen Eigenschaften
Transparente Rundschreiben ermöglichen es, den genauen Empfänger im Adressfeld des Schreibens zu identifizieren, wenn es an die zuständigen Dienststellen oder Dienste geschrieben wird, wie im Falle von Behörden oder Gerichten. Darüber hinaus können diese transparenten Ordner in verschiedenen Farben verwendet werden, so dass z.B. grüne Ordner immer an die Umweltabteilung gehen. Undurchsichtige runde Ordner werden durch Drucke, meist in Rasterform, zur Eingabe der Empfänger ergänzt. Behörden bevorzugen Ordner, die auf Vorder- und Rückseite um 180 Grad identisch gedreht werden, um die Anzahl der Umdrehungen zu verdoppeln, bevor der Ordner zerstört wird. Das spart natürlich erhebliche Materialkosten.
Sind zusätzliche Verschlüsse erforderlich?
Verschlüsse sind in der Regel nicht erforderlich, wenn die Ordner von Hand oder auf dem Schneckenwagen durch das Gebäude transportiert werden. Bei anderen Transportwegen in den Büros ist jedoch ein Verschluss von Gummibändern, die über die Ecken gelegt werden, sinnvoll, damit keine Blätter verloren gehen.