Registrierung - schnelle Klassifizierung und Suche
Sobald Sie einen Stapel von Dokumenten gesammelt haben, kann Ihre Bestellung eine zeitaufwändige Aufgabe sein. Der Stapel wird zu einem viel kleineren Stapel, der sich wiederum selbst bestellt. Nach dieser Aufgabe stellt sich die Frage: Wie viele Dokumente können dauerhaft sortiert, ausgefüllt und in Binderinge oder Binderinge zurückgeholt werden?
Große Auswahl an Optionen
Aufzeichnungen sind in der Regel die ideale Lösung. Datensatzhilfe für die Zusammenstellung von Dokumenten. Sie sind in verschiedenen Ausführungen erhältlich. In der Regel werden Buchstaben oder Zahlen gedruckt. Es stehen auch Farben zur Verfügung, um Inhalte hervorzuheben oder auszudrucken. Das Angebot ist sehr umfangreich. Folgende Übersicht soll Ihnen bei der Entscheidung helfen, welchen Datensatz Sie verwenden sollten.
Registrierung mit Zahlen und Buchstaben
Erfassungsblätter mit Zahlen oder Buchstaben sind Standard. Einige davon sind im Sortiment enthalten. Die einzelnen Platten haben eine Klemmfläche und jede Platte hat ein Druckelement. Dieses Element ist ein oder mehrere Buchstaben für alphabetisch geordnete Datensätze, ein Monatsname für Monatseinträge und eine Zahl für numerische Datensätze.
Material für die Datenerfassung
Die Datensätze können aus unterschiedlichen Stoffen zusammengesetzt sein. Sie sind in einer Karton-, Kunststoff- oder Papierversion erhältlich. Für den häufigen Gebrauch werden flexible Kunststoffregister empfohlen. Sie sind widerstandsfähiger gegen Gebrauchsspuren. Auf der anderen Seite neigen Papieraufzeichnungen dazu, bei zu häufiger Verwendung zu knacken und zu verbiegen. Kartonregister sind stabiler und wurden speziell für weniger Papier pro Registereintrag entwickelt. Sie verhindern das Faltenbildung der Dokumente. Sparbücher sind eine gute Alternative zu den am häufigsten verwendeten Dokumenten. Sie schützt die Dokumente auch vor Schmutz und Gebrauchsspuren.
Registrierung für Sonderbestellungen
Besondere Anwendungen benötigen besondere Register. Neben dem A4-Format stehen auch die Formate A3 und A5 zur Verfügung. Leere Register erfüllen alle Anforderungen. Einzelne Datensatzblätter werden nicht gedruckt. Zeichnungen können eingefügt oder eingefügt werden. Auch eine manuelle Kennzeichnung ist möglich. Schallplatten sind erhältlich in unterschiedlichen Farbtönen, übergroßen Mustern oder diagonal zugeschnittenen Platten. Im Quer- oder Hochformat können die Register das passende System für jedes Einsatzgebiet anbieten.
Keine Ausnahmen
Schallplatten in speziellen Formaten schaffen Ordnung, auch für CDs und Visitenkarten. Ob CD-Brennen, Endlospapier oder Etiketten, für alle Formate stehen hervorragende Archivierungswerkzeuge zur Verfügung. Häufig verliert man Visitenkarten. Eine spezielle Box oder ein Ordner mit stabilem Datensatz hilft hier. Kartuschenindikatoren für die schnelle Adress- und Telefonnummersuche und fördern zudem die Effektivität des Büros.
Das Telefonbuch neben dem Headset oder auf der Verpackung ist immer griffbereit. Verschiedene Aufnahmeeinsätze sorgen dafür, dass jede Nummer schnell gefunden werden kann. Die Trennung von A4-, A5- und A6-Bogen ist ebenso einfach wie flexibel. Die Griffe sind über die Schneidkanten individuell verstellbar. Du kannst zwischen Weiß und anderen schönen Farben wählen. Einen einfachen und schnellen Weg, Dokumente zu sortieren, bietet die Verwendung von Partitionen. Man steckt sie zwischen die Dokumente und kann sie leicht von Hand schreiben oder kleben. Unterschiedliche Längen, Farben und Breiten geben einen guten Überblick.
Ordnerregister - praktisches Register für Prospekte
Ordnerregister sind Teile von Archivsystemen, die in keinem Arbeitsplatz fehlen sollten, wenn Sie schnell den Übersicht behalten wollen. Es existieren Register mit verschiedenen Beschriftungen, Farben und Materialien. Trotzdem können Sie schnell das richtige Ordnerregister finden, wenn Sie bei Ihrer Auswahl bestimmte Punkte berücksichtigen.
Das richtige Ordnerregister
Ordner sind als eine übersichtliche Möglichkeit zur Aufbewahrung von Papieren in verschiedenen Papierformaten erhältlich. Auch die Dateiregister basieren auf diesen Dimensionen. Wählen Sie daher z.B. ein DIN A4-Ordnerregister für einen DIN A4-Ordner. Das Register ist natürlich aufgrund der überstehenden Laschen oder Taben etwas größer als das Papier, so dass Sie leicht an die gewünschte Stelle gelangen können. Im Hoch- oder Querformat folgt es natürlich den Anforderungen des zu sortierenden Papiers.
Verschiedene Registerkartenbezeichnungen
Alphabetisch gekennzeichnete Registerkarten werden bevorzugt, wenn Sie die Dokumente Ihrer Lieferanten oder Kunden nach Namen archivieren oder sortieren. Sind die Belege dagegen nach Zeiträumen geordnet, wie z.B. im Rechnungswesen, empfiehlt es sich, numerische Register zu verwenden. Dateiregister werden oft mit Zahlen von eins bis zwölf als Jahresregister und Zahlen von eins bis 31 als Monatsregister verwendet. Wenn Ihr Archivsystem fachlich orientiert ist, können Sie auch Ordnerregister in verschiedenen Farben verwenden oder die einzelnen Rgisterblätter beschriften.
Nutzungshäufigkeit und Papiermenge
Dadurch wird das geeignete Material für Ihre Ordnerregistrierung ermittelt. Papierregister werden in der Regel nur zur Archivierung verwendet. Kleinere Papiermengen und mittlerer Verbrauch lassen sich mit einem Kartonregister gut verarbeiten. Bei großen Papiermengen oder häufigem Suchen wird ein Kunststoffregister bevorzugt. Es ist leicht, reiß- und biegefest. Das bedeutet, dass die Registerblätter nicht so schnell reißen und gegen Verschleißerscheinungen beständig sind. Auch bei häufigem Gebrauch sieht es gut aus und ermöglicht einen einwandfreien Gebrauch.
Eine Perforation ist von Vorteil
Zum einen sparen Sie sich das Lochen, die sich auch als schief ausfallen können. Andererseits gibt es die Perforation von der einfachen Doppelperforation bis zur Mehrfach-Euro-Perforation, die in fast allen Falzapparaten eingesetzt werden kann, was die Auswahl stark vereinfacht.
Nummernregister - für einen direkten Überblick
In jedem Büro wird Ordnung und die richtigen Systeme und Werkzeuge benötigt. Eine lange Suche nach Dokumenten verlängert nicht nur den Arbeitsprozess, sondern führt auch zu unnötigem Stress, z.B. wenn Sie eine Anfrage am Telefon ohne die Dokumente nicht direkt beantworten können. Eine Register bietet Ihnen eine Struktur der Inhalte in Ordnern, Ringordnern oder Hängemappen. Ein Nummernregister ermöglicht es Ihnen, nach verschiedenen Kategorien zu sortieren, die Sie selbst auswählen und nummerieren können. Es bleibt auch klar, wo die alphabetische Sortierung unerwünscht oder unangemessen ist. Mit einer Hand über die rechte Registerkarte gelangen Sie direkt an Ihr Ziel.
Welche Tabe soll es sein?
Eines der wichtigsten Entscheidungskriterien bei der Auswahl von Nummernverzeichnissen ist die Anzahl der Registerkarten, die Sie zum Sortieren der Kategorien benötigen. Wenn Sie beispielsweise nach Monaten und Kalendertagen sortieren möchten, sind nummerierte Register mit zwölf oder 31 Registern die Regel. Es gibt auch Zahlenregister mit fünf, zehn, fünfzehn oder zwanzig oder mehr Registerkarten. Bevor Sie sich entscheiden, überlegen Si, ob Sie Laufe der Zeit weitere Kategorien hinzufügen möchten. Im Zweifelsfall sollten Sie sich für ein Nummernverzeichnis mit weiteren Registerkarten entscheiden, damit Sie nach dem Hinzufügen weiterer Kategorien noch schneller auf Ihre Dokumente zugreifen und diese später im Auge behalten können.
Laminierte, gestanzte und bedruckte Laschen
Der Schnellgriff an der richtigen Stelle ist immer der erste, der über die Laschen geht. Es ist daher ebenso wichtig, ob die Laschen dem tatsächlichen Gebrauch standhalten. Laminierte Laschen sind extrem stabil und für den häufigen Gebrauch bestens geeignet: Sie halten das Zahlenregister am längsten nutzbar. Bei mäßigem Gebrauch ist eine Relieflasche einer gedruckten Lasche vorzuziehen, da sich die gedruckten Modelle sonst schnell abnutzen und unlesbar werden können. Gedruckte Versionen sind daher nur dann sinnvoll, wenn das Nummernregister nur selten oder nur eingeschränkt genutzt wird. Eine bunte BEschriftung eignet sich auch besonders für den besonders schnellen Zugriff.
Format der Nummerierungsregister
Mindestens ebenso wichtig ist die Wahl des richtigen Formats der Zahlenregister. Hier kommt es auf die richtige Wahl an, denn es gibt nicht nur unzählige Papierformate, sondern auch sehr unterschiedliche Bestell-, Archivierungs- und Archivsysteme. Die Papiergröße, auf der die Ratingsysteme basieren, gibt Ihnen einen ersten Hinweis. Wenn dies DIN A4 ist, muss das Register auch in diesem Papierformat ausgewählt werden. Umgekehrt, wenn Ihr Archivsystem nur DIN A5 akzeptiert, darf die Register nicht größer sein, um nicht durch Knicke beschädigt zu werden oder um zu verhindern, dass der Ordner in einem Regal gelagert wird.
Hoch- oder Querformat
Ein zweiter Hinweis ist die Ausrichtung des Papierformats. In Ordnern wird das Papier im Hochformat geheftet: Das Register passt sich diesem an und muss daher auch im Hochformat ausgewählt werden. Anders verhält es sich bei hängenden Karten, die im Querformat ausgefüllt werden. Ein horizontales Register sorgt für eine schnelle und bessere Übersicht. Wenn Sie ein Register nur für die Archivierung benötigen, wird die Größe des Registers durch die Papiergröße und die Ausrichtung des im Archiv gespeicherten Papiers im Hoch- oder Querformat bestimmt, da oft keine weiteren Klassifizierungssysteme in Regalen oder Kisten benötigt werden, um Platz zu schaffen.
Breite
Zahlenregister sind in den Breiten Standard oder Überbreite erhältlich. Letzteres bietet Ihnen mehrere Vorteile: Sie können die Hauptregisterkarten mit den Nummern weiterhin sehen und verwenden, auch wenn Sie Heftstreifen oder Broschürenumschläge oder Standardunterregister verwenden. In der Überbreite erreicht ein Register die maximale Kante des Falzapparates, ist somit auch knickfest und nimmt bei der Lagerung des Falzapparates keinen unnötigen Platz ein. Es liegt an Ihrem eigenen Ordnungssinn zu entscheiden, ob Sie ein extra breites Zahlenregister, ein alphabetisches Register oder ein leeres Standardbreitenregister als Unterregister innerhalb einer Ordnungskategorie eines Zahlenregisters führen möchten. Aus Gründen der Übersichtlichkeit sollten Sie jedoch in einem Klassifizierungssystem mehr Register als eine doppelte Unterteilung in Haupt- und Unterregister vermeiden, da es nur zwei Registerbreiten mit Registerkarten gibt, die dann zugänglich sind.
Perforation
Sie können perforierte Zahlenregister direkt sortieren. Es ist auch nicht möglich, unattraktive Ergebnisse zu erzielen, indem versehentlich zu hohe oder zu niedrige Löcher gestanzt werden, wie z.B. das Biegen der Ober- oder Unterseite von vorstehenden Schallplatten. Erfassungsblätter, die versehentlich schräg perforiert wurden, können durch Reißen beim Aufreißen der Blätter beschädigt werden, wodurch das gesamte Register unbrauchbar wird. Daher sind perforierte Anschläge vorzuziehen.
Art der Perforation
Die Art der Perforation ist immer wichtig. Dies hängt immer vom gewählten Klassifizierungssystem ab. Aktenordner enthalten in der Regel einen doppelten Metallgriff als Halter. Dann genügt eine doppelte Perforation Ihres Registers. Für Ordner mit zwei Doppelpendeln benötigen Sie eine Vierfachperforation. Ringbücher haben oft eine unterschiedliche Anzahl oder einen unterschiedlichen Abstand zwischen den Montagebügeln. Hier hilft die Europerforation, die auf allen gängigen Dateimodellen in Europa basiert.
Lochverstärkungen bieten noch mehr Vorteile für Karton- oder Papiernummernregister, um Schäden durch häufiges oder hektisches Reißen der Blätter zu vermeiden. Wenn Sie sich für die Lochverstärkung entscheiden, bleibt Ihr Nummernregister länger gepflegt und bleibt länger nutzbar.
Eine Frage der Materialauswahl
Wenn hohe Anforderungen an das Nummernregister gestellt werden, z.B. wegen der Papiermenge, die paginiert oder schnell bewegt werden muss, sollten Sie sich für ein Kunststoffnummernregister entscheiden. Ein Kunststoffregister ist dieser Belastung am besten gewachsen, zumal es besonders reißfest ist. Sie können eine geheftete Papierseite verwenden, um die Ordnungseigenschaften Registerkarten mit transparenten Feldern zuzuweisen. Bei opaken Registern kann die Etikettierung durch bedruckbare oder beschreibbare Selbstklebeetiketten erfolgen. In jedem Fall ist ein Kunststoffregister die richtige Wahl für den Büroalltag.
Kartonregister
Kartonregister werden am besten in Sortiersystemen eingesetzt, in denen nur geringe Mengen an Papier sortiert und bewegt werden müssen. Kartonverzeichnisse sind von Vorteil, wenn Sie auch handschriftliche Kommentare einfügen möchten, z.B. zu den Unterpositionen oder zu häufig verwendeten Dokumenten, wie z.B. Telefonlisten, Seite 8. Jeder, der Zugriff auf den Ordner hat, kann sich schnell einen optimalen Überblick verschaffen und schnell neue Dokumente an der richtigen Stelle hinzufügen oder bestehende Dokumente direkt finden.
Papierregister
Papierregister sind nicht alltagstauglich. Sie sind nur für die Archivierung vorgesehen. Dokumente, die aufgrund der Aufbewahrungsfristen noch aufbewahrt werden müssen, aber extrem selten oder gar nicht verwendet werden, können mit Hilfe solcher Papierregister leicht gefunden oder archiviert werden.
Ordnerregister - ein praktisches Prospektregister
Ordnerregister sind Teil von Archivierungssystemen, die in keinem Büro fehlen sollten, wenn Sie sich schnell einen Überblick über die Situation verschaffen wollen. Es gibt Register mit unterschiedlichen Beschriftungen, Farben und Materialien. Dennoch werden Sie schnell das richtige Ordnerregister finden, wenn Sie bei Ihrer Auswahl bestimmte Punkte berücksichtigen.
Korrektes Ordnerregister
Falzmaschinen sind als saubere Möglichkeit zur Aufbewahrung von Papier in verschiedenen Größen erhältlich. Datei-Registrierungssysteme basieren ebenfalls auf diesen Dimensionen. Daher sollten Sie z.B. ein DIN A4-Ordnerregister für einen DIN A4-Ordner auswählen. Natürlich ist das Register aufgrund von überstehenden Überlappungen oder Lesezeichen etwas größer als Papier, so dass Sie leicht auf die gewünschte Position zugreifen können. Im Hoch- oder Querformat erfüllt er natürlich die Anforderungen des sortierten Papiers.
Verschiedene Beschriftungen
Alphabetisch gekennzeichnete Lesezeichen werden bevorzugt, wenn Sie die Dokumente Ihrer Lieferanten oder Kunden nach Namen archivieren oder sortieren. Sind die Belege nach Zeiträumen geordnet, z.B. in Buchhaltungsbüchern, empfiehlt es sich, numerische Register zu verwenden. Ordnerregister werden oft mit Zahlen von eins bis zwölf als Jahresregister und Zahlen von eins bis 31 als Monatsregister verwendet. Wenn das Bewertungssystem subjektiv ist, können Sie auch verschiedenfarbige Ordnerindizes verwenden oder einzelne Indexblätter beschriften.
Nutzungshäufigkeit und Papiermenge
Dadurch wird das passende Material für das Ordnerregister ermittelt. Papierregister werden in der Regel nur zu Archivierungszwecken verwendet. Geringere Papiermengen und ein geringerer Durchschnittsverbrauch lassen sich mit Hilfe des Kartonregisters gut verarbeiten. Bei großen Papiermengen oder häufiger Verwendung von Blättern wird ein Kunststoffregister bevorzugt. Es ist leicht und reiß- und biegefest. Dadurch wird verhindert, dass die Ordnern so schnell reißen und gegen Verschleißerscheinungen beständig werden. Es sieht auch bei häufigem Gebrauch gut aus und ermöglicht einen einwandfreien Gebrauch.
Die Perforation ist von Vorteil
Einerseits lagern Sie Stanzlöcher, die sich auch als schief erweisen können. Andererseits gibt es eine Perforation von der einfachen Doppelperforation bis zur Mehrfach-Euro-Perforation, die in fast allen Falzapparaten eingesetzt werden kann, was die Auswahl stark vereinfacht.
Trennblätter - eine Struktur für mehr Übersichtlichkeit
Ordner, mehrere Prozesse, ein Projekt, mehrere Teilprojekte - wer weiß nicht, wie man einen riesigen Papierstapel sinnvoll organisiert, um mit einer großen Menge an Dokumenten Schritt zu halten? Organisations- und Archivierungswerkzeuge wie Trennwände helfen, das Büro ordentlich zu halten.
Kosten- und Platzersparnis
Separate Blätter können verwendet werden, um eine zusätzliche Übersicht und Aufteilung in eine Datei, einen Ordner oder einen Hefter zu schaffen. Auf diese Weise können Sie verschiedene oder mehr oder weniger verwandte Prozesse einfach strukturieren. Auf diese Weise können Sie mit weniger Ordnern arbeiten, um die Kapazität Ihrer Aufnahmen zu optimieren.
Suchvereinfachung durch Register
Der Teiler definiert das Ganze. Sie sollten auf der Grundlage des Formats der abgelegten Dokumente ausgewählt werden. Aufgrund einer leichten Vergrößerung, die üblicherweise als Überbreite bezeichnet wird, schaffen die Trennwände beim Einsetzen eine optimale Struktur. Anhand der Trennbleche können Sie direkt zum nächsten Vorgang übergehen. Auch das Trennen von Bögen mit Registrierfunktion ist kostengünstig. Diese Einschränkungen nehmen nicht nur ab, sondern ermöglichen es Ihnen auch, einzelne Bereiche Ihrer Dokumente gleichzeitig zu markieren. Die Register wölben sich und verschieben sich so, dass nach der Trennung unnötiger Registerbereiche sofort ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden kann, auch ohne dass eine endgültige Umkehrung der Register erforderlich ist.
Ein Farbspiel
Farbauszüge sind besonders nützlich für die Konstruktion von Strukturen innerhalb eines Projekts. Die einzelnen Trennwände in verschiedenen Farben können optimal zur Kennzeichnung von Unterteilungen, zur Sortierung bereits abgeschlossener Projektabschnitte, zum Öffnen und Ordnen von Projekten und deren übersichtlicher Anordnung genutzt werden.
Inhalt
Zusätzlich zu Register und Farbgebung ist ein Leitungsdruck vorzusehen, um eine große Trennzone für geheime Dokumentinformationen zu nutzen. Der Inhalt muss einen umfassenden Überblick über die gespeicherten Dokumente ermöglichen. Darüber hinaus kann das so gestaltete Trennblech auch später noch als perfekter Archivordner genutzt werden.
Materialauswahl
Die Lesezeichen-Funktion und die bestehenden Register überlasten die Partitionen mehr als die einzelnen Seiten des Dokuments. Die Lesezeichen-Funktion und das vorhandene Register belasten die Partitionen stärker als die einzelnen Seiten des Dokuments. Es ist daher wichtig, einen stabilen Karton zu wählen. Europerforationen, die verstärkt werden müssen, sorgen für eine gute Langzeitlagerung in allen gängigen Akten.
Ordnung mit Trennstreifen
Das digitale Zeitalter entwickelt sich zunehmend im digitalen Zeitalter im Bereiche des Lebens. Obwohl viele Dinge passieren, wie z.B. im Business per Computer per E-Mail, wird es im Geschäftsleben sicherlich nie möglich sein, auf Papier zu verzichten. Auch wichtige Informationen auf Papier sollten nicht weggeworfen werden, unterliegen aber oft bestimmten Aufbewahrungsfristen. Eine gute Organisation und Archivierung von Dokumenten ist nicht nur in dieser Hinsicht, sondern auch im Allgemeinen wichtig. Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Bestellung in einem Labyrinth von Dokumenten zu platzieren, denn nur so können Sie sicher sein, dass Sie schnellen und zielgerichteten Zugriff auf die benötigten Dokumente haben.
Eine gute Lagerung spart Kosten und Zeit
Ziel eines guten Archivierungssystems muss es sein, gezielt und reibungslos arbeiten zu können, immer alles im Griff zu haben, damit die Aufbewahrungszeit immer auf dem neuesten Stand ist und das alles mit einem niedrigen Preis verbunden sein muss. Um ein gutes Archivsystem aufzubauen, braucht man die richtigen Werkzeuge. Ordner in verschiedenen Formen, die chaotische Zustände beenden und das System in Ihre Dokumente integrieren.
Individuelle Einstufung und Kennzeichnung
Trennlinien sind ein praktisches Werkzeug zur Sicherstellung der Transparenz von Dokumenten; der Begriff ""AKtenfahne"" oder ""Ordnerstreifen"" wird ebenfalls verwendet. Sie dienen der individuellen Klassifizierung und Kennzeichnung von Dokumenten, z.B. in einem Ordner mit Dateien. Diese meist vorgestanzten und im Querformat vorliegenden Streifen ermöglichen eine schnelle und einfache Aufteilung wichtiger Dokumente. Sie lassen sich einfach über den Hebelmechanismus des Falzapparates einsetzen. Mit verschiedenen Farben können Sie Dokumente organisieren, wie z.B. eine rote Trennlinie für alles, was mit Finanzen und Rechnungen zu tun hat, oder eine grüne Linie für allgemeine Informationen oder Arbeitsanweisungen. Markieren Sie die Trennwände mit einem Kugelschreiber oder Folienschreiber und fügen Sie ein wichtiges Stichwort wie eine Rechnung oder eine Urlaubskarte hinzu. Du wirst sie schneller finden. Sie können einzelne Blätter jederzeit löschen, bei Bedarf kopieren und dann wieder zusammenheften.
Plastik oder Karton?
Trennbänder sind in verschiedenen Größen und Materialien wie Kunststoff oder Karton erhältlich. Sie haben die Wahl: Kunststoffbänder sind stark, reißfest und waschbar, während Kartonbänder umweltfreundlicher sind, weil sie recycelbar sind.
Trennstreifen eignen sich für eine Vielzahl von Archivformaten - sei es ein Standardarchivsystem, ein Hängearchiv in einer Hängeregistratur, ein Pendelordner oder ein Flachablage in Hefttern. Wo immer Sie eine Hebelmechanik oder einen Hefter (meist mit einem Loch von acht Zentimetern) verwenden, können Sie diese verwenden.