Bestellformulare - Grundlage für die Ausführung des Auftrags
In jedem Betrieb ist es wichtig, alle notwendigen Kommentare und Wünsche des Kunden für den Auftragseingang aufzuschreiben. Häufig durchläuft ein Auftrag mehrere Abteilungen und es dauert einige Zeit zwischen der Annahme eines Auftrags und seiner Ausführung. Um sicherzustellen, dass alle Informationen noch verfügbar sind und keine Daten verloren gehen, muss der Auftrag vollständig dokumentiert sein.
Annahme der Bestellung
Bei einer reibungslosen Auftragsannahme bekommt der Kunde vom ersten Moment an einen guten Eindruck von Ihrem Unternehmen und den kompetenten Mitarbeitern. Das Auftragsformular ist hilfreich, da es ähnlich wie eine Checkliste den Dialog mit dem Kunden erleichtert und dafür sorgt, dass wichtige Informationen nicht vergessen werden. Dadurch werden spätere unprofessionelle Rückfragen weitgehend vermieden. Darüber hinaus sind alle Informationen für die spätere Verarbeitung deutlich gekennzeichnet.
Welche Informationen sind auf dem Bestellformular wichtig?
Der Informationsgehalt
Um das Bestellformular an Ihre Bedürfnisse anzupassen, müssen Sie die verschiedenen Möglichkeiten und Felder der verschiedenen Formulare berücksichtigen. Nicht jedes Bestellformular ist gleich. Denken Sie vor dem Kauf an die detaillierten Informationen, die Sie über die Ausführung Ihrer Bestellung wissen müssen.
Pflichtfelder
Felder mit personenbezogenen Kundendaten sind in jedem Bereich unerlässlich. Zusätzlich gibt es einen Platzhalter für die Abkürzung des Benutzers, ganz zu schweigen vom Datum. Schemafelder sorgen dafür, dass Aufträge termingerecht ausgeführt werden.
Die Flex-Felder
Genaue Angaben zum Auftrag sind in mehrfacher Hinsicht notwendig. Obwohl Reparaturen eine genaue Fehlerbeschreibung erfordern und diese nicht im Auftrag fehlen sollte, um die Problemstellung für den Mechaniker so einfach wie möglich zu gestalten, sind in anderen Bereichen des Unternehmens nur die Anzahl, die Abmessungen und die Angabe erforderlich, um die Aufgabe gezielt auszuführen. In diesem Fall sind Bestellformulare manchmal die bessere Alternative. Auch Platz für eine Skizze auf dem Auftragsformular kann sinnvoll sein.
Sicherheit bei der Annahme der Bestellung
Um Unstimmigkeiten nach der Ausführung der Bestellung zu vermeiden, müssen Sie sicherstellen, dass die Bestellung im direkten Kontakt mit dem Kunden unterzeichnet und damit vom Kunden bestätigt wird. Bitte beachten Sie die Liefer- und Zahlungsbedingungen aus Sicherheitsgründen im Falle einer Nachberechnung.
Kopiert und gespeichert
Durchschreibsätze sorgen für eine bessere Übersicht. Abhängig von Ihrer Organisation sollten Sie prüfen, wie viele Kopien Sie für die Auftragsabwicklung benötigen. Lager, Verwaltung und nicht zuletzt der Kunde sollte eine Kopie der Rechnung erhalten. Lochungen sind für die spätere Ablage im Ordner unerlässlich. Auch dies sollten Sie beim Kauf berücksichtigen.
Erfassen Sie alle wichtigen Informationen und leiten Sie alle wichtigen Informationen mit der Anrufnotiz weiter
Meeting Notizen sind in Betrieben aller Branchen und Größen üblich. Die praktischen Formen scheinen in vielen Situationen unentbehrlich zu sein. In wichtigen Gesprächen mit Kunden, Geschäftspartnern oder Mitarbeitern halten Sie die wichtigsten Punkte und Informationen im Arbeitspapier fest. Die Notizformulare dienen als Anmeldeformular für Bestellungen, Anweisungen und wichtige Punkte. Später werden die Notizen als Dateinotizen gespeichert oder bilden die Grundlage für Briefe, Verträge oder Dateneingaben.
Worin bestehen die Unterscheidungsmerkmale von Call-Notes?
Im Gegenzug zu reinen Telefonnotizen können Anrufnotizen für alle mündlich übermittelten Informationen verwendet werden. Dabei ist es egal, ob der Anruf telefonisch oder persönlich erfolgte. Es gibt Differenzen in den Feldern, die auf den verschiedenen Formularen gedruckt werden. Einige sind bei fast allen Formularen Standard, andere erscheinen nur bei einzelnen Klingelsignalen.
Diese Felder sind in vielen Fällen verfügbar:
Datum und Uhrzeit des Anrufs
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, um zwischen persönlichen und telefonischen Anrufen zu unterscheiden.
Namen der Abonnenten
Gegenstand der Sitzung
Genügend Platz für den Inhalt des Gesprächs
Unterschrift oder Name des Rechnungseditors.
Diese Felder sind optional:
Umfassende Kontaktinformationen, einschließlich Firmenname, Adresse, Telefonnummer usw.
Einrichtungen
Leertaste oder Dropdown-Liste, um z.B. Noten zur Bearbeitung zu markieren: Erklärung, Wiedervorlage, zu Informationszwecken, abgeschlossen, Datum, Vollauftrag, Rückruf, Vertriebspartner, Vollauftrag, Wiedervorlage, Vertriebspartner
Welche Formate und Ausführungen gibt es?
Sie können aus einer breiten Palette von Formen wählen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und in der Regel vorgestanzt sind. Auf der einen Seite gibt es Größenunterschiede. Als praktische Maßnahme hat sich die DIN A5 im Hochformat bewährt, die auch im Archivsystem nicht verloren geht. Farbe ist auch ein wichtiges Kriterium für die Interviewnotizen. Auf den ersten Blick heben sich Formen in leuchtenden Farben unter dem Weißbuch ab und sind nicht leicht zu übersehen. Sie sind auch leicht in den Dateien zu finden. Wenn die Notizen nicht zur Weitergabe an andere bestimmt sind und sofort im Archivsystem abgelegt werden, eignen sich auch die Weißbuchformulare. Gesprächsnotizen werden hauptsächlich als praktische Abreißmatte angeboten. Darüber hinaus gibt es separate Notebooks für den Einsatz in speziellen Ordnersystemen und Planungsbüchern.
Gewinn
In Besprechungen ist es selten möglich, die Informationen gleichzeitig auf dem PC zu erfassen und das Gespräch würde nur vom Gespräch ablenken. Ein Schreibblock hingegen ist schnell zur Hand, so dass die wichtigsten Daten in kurzer Zeit eingegeben werden können, ohne das Gespräch zu stören. Nach dem Interview können die Notizen als Grundlage für detaillierte, computergesteuerte Ergebnisse verwendet werden. Call Notizen werden oft als Beweismittel in Gerichtsverfahren verwendet, daher sollten Sie sie immer an einem sicheren Ort aufbewahren.
Einnahmen - Zahlungsnachweis
In den meisten Fällen werden Belege auf die Formulare gedruckt. Empfangsblöcke dienen zur schnellen Eingabe aller wesentlichen Komponenten. Beim Kopieren wird sichergestellt, dass ein Exemplar beim Verlag verbleibt. Der Umsatz spielt eine besondere Rolle bei der Übertragung von Waren, ist aber auch im Dienstleistungssektor üblich.
Unterschiede
Der Zweck der Empfangsbestätigung wird bei der Auswahl der Empfangsbestätigung berücksichtigt. Dient es nur als Zahlungsnachweis oder muss es die Aufgabe einer Rechnung erfüllen? Es ist wichtig zu prüfen, welche Felder verfügbar sein sollten und vor allem, welche Felder ausgefüllt werden sollten.
Wareneingang
Datum und Unterschrift sind ausreichend, um einen Beleg als Nachweis für den Erhalt von Waren, Zahlungen oder Dienstleistungen zu verwenden. Bei dieser Art der Nutzung wird nur die Empfangsbestätigung bestätigt. Es werden keine weiteren Details angegeben. Ein Beleg kann daher auch ein Beleg oder eine Rechnung mit Datum und Unterschrift und der Angabe "Erhaltener Betrag" sein. Hier werden oft Stempel verwendet.
Als Rechnung
Der als Rechnung verwendete Umsatz muss einige zusätzliche Informationen enthalten, um eine korrekte Zuordnung zu ermöglichen. Neben Datum und Unterschrift sind auch die Menge und die genaue Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen wichtig. Erst wenn die vorgenannten Löschungen vorgenommen werden, wird der Beleg als Rechnung angesehen und erfüllt seinen Zweck.
Quittungen
Um unangenehme Überraschungen zu vermeiden, ist es am besten, die Belege zu verwenden. Die Formulare sind schlicht und erinnern Sie an alle notwendigen Informationen für eine gültige Quittung. Denken Sie daran, keine Nachricht ohne Empfangsbestätigung. Diese Rechnungslegungsvorschriften sollten immer im Auge behalten werden, unabhängig vom Kauf oder der Ausgabe von Waren. Sie und Ihr Kunde bekommen die notwendigen Unterlagen, um Ihre Buchhaltung sauber und vollständig zu halten.
Inhalt des Zuordnungsbelegs
Wenn ein Beleg als Postsendung verwendet wird, ist es wichtig, dass bestimmte Inhalte verfügbar sind. Es ist erforderlich, dass der Name und die vollständige Anschrift des Unternehmens auf der Empfangsbestätigung angegeben werden. Darüber hinaus ist der Grund für die Ausstellung der Quittung oder der Schuld notwendig, um den Zweck der Quittung genau zu bestimmen. Es kann als buchhalterischer Zahlungsnachweis verwendet werden, aber es kann auch dazu verwendet werden, die andere Seite der Bilanz durch die Buchung des gekauften Materials zu entlasten. Nur wenn dieser Hinweis angegeben ist, können Sie genau zuordnen, zu welchem Geschäftsvorfall der Beleg gehört. Der Empfänger der Dienstleistung muss ebenfalls auf einer gültigen Quittung registriert sein, damit er von den Steuerbehörden anerkannt werden kann.
MEHRWERTSTEUER
Um die Postbelege auszufüllen, müssen sie die Mehrwertsteuer angeben. Bei privaten Käufen ist der Hinweis auf die Mehrwertsteuer nicht relevant. Für eine korrekte Buchung von Geschäftsvorfällen müssen Sie jedoch die Mehrwertsteuer angeben, um die Vorsteuer von den Steuerbehörden geltend machen zu können. In all diesen Fällen ist es daher besonders wichtig, den Nettobetrag, die Mehrwertsteuer und den Bruttobetrag getrennt anzugeben. Privatkunden sind weniger an der Mehrwertsteuer interessiert, da sie nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind.
Zuweisung eines Kontos
Von besonderer Bedeutung sind die Empfangsformulare mit der Möglichkeit der Kontierung. Ermöglicht die Zuordnung von Dokumenten zu bestimmten Projekten oder Kostenstellen. Ein spezielles Feld ermöglicht es, Klarheit und eine geordnete Zuordnung zu einem Konto zu erhalten. Die Erlöse werden somit korrekt als Buchhaltungserlöse zugeordnet und einfach den Umständen und Aufgaben zugeordnet, die zum Zeitpunkt der Ausgabe im Archivierungsprozess und nach einer längeren Aufbewahrungsfrist vorliegen. Der Business Case kann mittels einer bestellten Kontoanweisung genau verfolgt werden.
Empfangsblöcke
Um die Reihenfolge der Dokumente zu gewährleisten, empfehlen wir die Verwendung von Empfangssperren mit einer Seriennummer. Es sollte eine Perforation vorhanden sein, damit die einzelnen Dokumente leicht entnommen werden können. Auf diese Weise können Sie das Dokument Ihrem Kunden schnell zur Verfügung stellen. Die einzelnen Kopien Ihrer Dokumente können Sie vorerst im Empfangsblock belassen, damit nichts verloren geht. Um die Blätter zu einem späteren Zeitpunkt schnell und einfach archivieren zu können, ist es ratsam, Belege mit Perforationen zu verwenden. Beim Drucken von gefälschten Dokumenten können Sie sicher sein, dass der geschriebene Text nachträglich nicht mehr verändert wird. So sind Sie bei Zahlungen und Daten auf der sicheren Seite.
Kopierbar
Der Vorteil ist, dass kein zusätzliches blaues Papier benötigt wird und die Kopierbarkeit immer gewährleistet ist. Es kann aber auch einfach sein.
Volle Fahrt voraus mit der Reisekostenerfassungssoftware
Leider können die auf Geschäftsreisen anfallenden Kosten vom Unternehmer nicht immer vollständig als Geschäftskosten berücksichtigt werden. Die gesetzlichen Anforderungen legen bestimmte Höchstmengen fest, die erlaubt sind. Die Reisekostenabrechnungssoftware ist eine besonders gute Wahl für Unternehmen. Die digitale Verarbeitung spart Zeit, bietet mehr Übersicht, einfache Auswertungen und damit eine enorme Wirtschaftlichkeit.
Individuelle Anforderungen prüfen
Die Einhaltung der individuellen Bedürfnisse und Anforderungen an die Abrechnung der Reisekosten muss vor dem Kauf überprüft werden. Die folgenden Fragen sind wichtig, um das richtige Produkt zu finden:
Einzelplatz- oder Netzwerkversion
Wer soll die Daten eingeben können? (Nur ein Mitarbeiter, der für das gesamte Unternehmen verantwortlich ist oder sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich für seine eigenen Reisearrangements zu bewerben/für seine eigenen Reisearrangements verantwortlich sein?)
Welche Funktionen muss das Programm haben? (Nur Reisekonten, Antrag auf Reisegeld, Fahrtenbuch, Schnittstellen zur Buchhaltung / Steuerberater / Bank, Fahrzeugverwaltung etc.).
Vermeidung von unliebsamen Überraschungen
Gerade bei Reisekostenabrechnungen können Fehler leicht und unbeabsichtigt gemacht werden, was zu unangenehmen Überraschungen bei einem Audit führen kann. Achten Sie daher beim Kauf der Software darauf, dass die Software einen sogenannten "Plausibilitäts-Check" integriert hat. Es erkennt Schlagdaten automatisch während der Eingabe oder auf Knopfdruck.
Regelmäßige Updates
Gerade im Bereich Finanzen/Steuern/Verwaltung gibt es immer viele Gesetzesänderungen in kürzester Zeit. Beim Kauf der Software für die Reisekostenabrechnung sollten Sie daher einen kostenlosen Update-Service in Betracht ziehen. So ist sichergestellt, dass das Programm immer auf dem neuesten Stand ist und alle Festpreise etc. korrekt abgerechnet werden.
Entspannter Datenfluss
Insbesondere für kleine Unternehmen empfehlen wir Programme, die einen sogenannten "Interviewmodus" oder einen "Schritt-für-Schritt-Assistenten" integriert haben. Der Benutzer wird Punkt für Punkt durch alle notwendigen Eingaben geführt und Fehler oder Fehleingaben werden ausgeschlossen oder minimiert.
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